Am Puls der medizinischen Zukunft

Das Klinikum Osnabrück vollzieht den digitalen Wandel. Zwei Bausteine dafür bilden die Lösungen E-ConsentPro mobile und E-ConsentPro documents von Thieme Compliance.

„Wir müssen das Thema Digitalisierung aufnehmen und klarer positionieren“, ruft die Führungsebene des Klinikums Osnabrück im Januar aus. Eine Vision, der kurz später Taten folgen sollten. In der IT-Abteilung, geführt von CIO Ingo Mette, formiert sich das neue Team „Digitalisierung & Prozessmanagement“ unter der Leitung von Carsten Esser. Die Aufgabe der Experten: sich um hausweite Digitalisierungsprojekte zu kümmern, indem sie speziell die Fachprozesse in den Fokus rücken und analysieren, wie digitale Lösungen diese verbessern können. Im Rahmen der vollständigen Digitalisierung einer „Pilot-Klinik“ mit zwei Pflegestationen wird aktuell etwa geprüft, inwiefern Teilprozesse im klinischen Alltag mit neuen Lösungen optimiert werden können. Jens Kollmer, Leiter Application Management und Initiator beim Thema „Digitale Patientenaufklärung“, sah mit dem Projektteam in diesem Bereich enormes Verbesserungspotenzial – und recherchierte nach Herstellern mit attraktiven Lösungen. „Da wir die papierbasierten Aufklärungsbögen von Thieme Compliance bereits im Einsatz hatten und gerne ‚aus einer Hand‘ arbeiten, wollten wir uns unbedingt die digitale Lösung zeigen lassen“, erläutert er. „Man stellte uns das Programm E-Consent Pro mobile, das eine ortsunabhängige Patientenaufklärung erlaubt, vor. Technologie, Aufbau und Funktionen überzeugten uns und wir beschlossen, es zu testen.“

Optimismus statt Stress
So läuft die Nutzung: Der Patient füllt über die App „Anamnese mobil“ die obligatorischen Fragen direkt auf einem Tablet aus. Mit einem Kreuz kann er signalisieren, dass er über ein bestimmtes Thema ausführlicher mit dem Arzt reden möchte. Der Arzt sieht über die App „Aufklärung mobil“ den Status sowie die beantworteten und offenen Fragen des Patienten; spezielle Anmerkungen notiert oder zeichnet er in das Dokument ein. Dem Patienten kann er anschauliche Aufklärungsfilme, etwa zur Tumorentfernung oder Bypass-Operation, zeigen. Fühlt sich der Patient hinreichend informiert, unterschreiben Arzt und Patient elektronisch auf dem Tablet. Abschließend wird das Dokument digital archiviert und für den Patienten ausgedruckt – Patientenaufklärung unkompliziert und sicher. „Wir betrauten einen der Assistenzärzte aus unserem Pilotbereich – der von Chefarzt Privatdozent Dr. Johannes Rey verantworteten inneren Medizinischen Klinik II. Als ‚Key User‘ testete Assistenzarzt Dr. Jens Rodeck in enger Abstimmung mit dessen Chef die Lösung über mehrere Wochen“, schildert Kollmer. Schritt für Schritt erkunden die Mitarbeiter die neuen Möglichkeiten – und finden Gefallen an ihnen; insbesondere die übersichtliche Darstellung und die saubere digitale Aufbewahrung
der Unterlagen („Früher ist schnell mal ein Bogen aus dem Fach geflogen“) kommen gut an, sodass das Klinikum beschließt, das Produkt ab Herbst einzuführen und mittelfristig weiter auszurollen.

Gut aufgenommen
„Im Zuge der Digitalisierung haben wir außerdem die großen Aufnahmebereiche des Klinikums analysiert. Auch dort konnten wir Abläufe mit erheblichem Optimierungspotenzial identifizieren. Bis dato druckten wir bei jeder Aufnahme bis zu 12 Papierformulare doppelt aus. Diese Dokumente mussten unterzeichnet, der Akte zugeführt und an andere Stellen im Haus weitergeleitet werden – ein langwieriger, aufwendiger, bürokratischer Prozess. Die neue Lösung E-ConsentPro documents, die Thieme Compliance erst im April auf der DMEA präsentiert hatte, sollte uns in diesem Fall weiterhelfen“, erzählt Esser. Das Prinzip dahinter: Thieme bindet die klinikindividuellen Dokumente wie Behandlungsverträge, Wahlleistungsvereinbarungen oder Datenschutzvereinbarungen in ConsentPro documents ein, sodass die Aufnahmekraft und der Patient die jeweils bei der Aufnahme benötigten, mit Checkboxen und Freitextfeldern versehenen Formulare gemeinsam auf dem Tablet ausfüllen können; Patient und Aufnahmekraft unterschreiben biometrisch, bevor das generierte PDF/A-Dokument revisionssicher archiviert wird. Basis beider Lösungen ist die Software E-ConsentPro, die den Zugriff auf die Aufklärungsbögen und die hauseigenen Dokumente ermöglicht. Im Rahmen eines „Pilottages“ durften die Mitarbeiter die Features inspizieren, ausprobieren und persönliche Wünsche äußern. Individuelle Inhalte stimmte man mit Thieme Compliance ab, etwa vordefinierte Bogenpakete für verschiedene Patientengruppen. In den Wochen bis zur geplanten Einführung habe man online, telefonisch und vor Ort intensiv zusammengearbeitet, um technische und anwendungsspezifische
Detailfragen zu klären. „Wir haben unser Personal eng geschult, versucht, die Stimmung einzufangen und regelmäßiges Feedback einzuholen – uns dem Thema sensibel zu nähern, war uns sehr wichtig“, betont Esser. „Vereinzelte Berührungsängste schwanden; jeder Mitarbeiter erkannte und schätzte schlussendlich die etlichen Erleichterungen. Im Juli gaben wir den offiziellen Startschuss für das Programm.“ Elfriede Bönisch, Leitung des Patientenservice im Klinikum, ist eine der Mitarbeiterinnen, die die Patienten mittlerweile digital aufnehmen. Sie freut sich, technologisch unterstützt zu werden: „Das neue Verfahren vereinfacht unsere Arbeit kolossal. Wir sparen Papier und Toner, müssen Formulare nicht mehr mit Etiketten bekleben, auf denen die Patientendaten stehen, oder sie scannen“, berichtet sie. Thomas Kupper, der
das Patientenmanagement verantwortet, konkretisiert, man spare bis zu acht Minuten pro Aufnahme – das sei bei 33.000 stationären Patienten im Jahr ein gewaltiger Fortschritt. „Wir haben den gesamten Prozess der administrativen Patientenaufnahme bis ins kleinste Detail analysiert und visualisiert, mit dem Ziel, ihn mithilfe einer digitalen Lösung sowohl patienten- als auch mitarbeiterorientiert zu optimieren. E-ConsentPro documents erfüllt diese Anforderungen hervorragend“, so Kupper und Esser. Sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Patienten sei die App laut Bönisch leicht zu handhaben: „Hat man die Schritte einmal gesehen, versteht man sie.“ Ihre Befürchtung, ältere Patienten scheuten sich vor dem modernen Hilfsmittel, hätten sich als falsch erwiesen: „Auch mit dem digitalen Stift kommen alle gut zurecht.“ Ist trotzdem jemand mit der Technik überfordert, könne er nach wie vor analog aufgenommen werden. Das Klinikum Osnabrück ist eines der ersten Krankenhäuser, die mit der neuen Lösung von Thieme Compliance die administrative Patientenaufnahme digitalisiert haben – ein Eckpfeiler auf dem Weg zur „elektronischen Patientenakte“, die 2021 flächendeckend im Gesundheitswesen eingeführt wird.